Cómo constituir una sociedad en Costa Rica: S.A. o S.R.L.

Dos hermanos entraron una vez a mi oficina con la misma idea y salieron con dos sociedades distintas. Querían montar una ferretería, la que había sido de su padre, y llegaron pidiendo una sociedad anónima, la de siempre. Les pregunté una sola cosa: si mañana uno de los dos quisiera vender su parte a un extraño, ¿al otro le daría igual? Se miraron con espanto. Esa mirada valía más que cualquier explicación jurídica: lo que necesitaban no era una anónima, era una limitada. La elección entre S.A. y S.R.L. rara vez es técnica. Casi siempre es una pregunta sobre confianza, sobre quién puede sentarse a la mesa y con qué facilidad alguien puede levantarse de ella.

En Costa Rica, constituir una sociedad es un acto sencillo en su trámite y trascendente en sus consecuencias. Se hace por escritura pública ante un notario y se inscribe en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional. Lo difícil no es el papeleo. Lo difícil es elegir bien la forma, porque esa decisión gobernará durante años cómo se toman las decisiones, cómo entra y sale el dinero y qué tan blindado queda el proyecto frente a las personas equivocadas.

¿Qué diferencia hay entre una S.A. y una S.R.L.?

La diferencia esencial está en cómo se reparte el poder y en qué tan fácil es transferir la participación. La sociedad anónima divide su capital en acciones que se transmiten con libertad y se administra por una junta directiva; la sociedad de responsabilidad limitada divide su capital en cuotas que solo se ceden con el derecho de preferencia de los demás socios, y se administra por uno o varios gerentes. En ambas, la responsabilidad de los socios se limita a su aporte: por eso se llaman de capital, y por eso protegen el patrimonio personal frente a las deudas del negocio.

Capital: acciones frente a cuotas

La S.A. representa el capital en acciones, títulos que pueden circular con relativa soltura, incluso venderse a un tercero sin pedir permiso a los demás accionistas, salvo pacto en contrario. La S.R.L. representa el capital en cuotas, que se parecen más a la participación en un club privado que a un valor de mercado. Esa es la primera gran diferencia y la que más pesa en la vida real de una empresa pequeña.

Administración: junta directiva frente a gerentes

La S.A. exige una junta directiva con al menos tres cargos, presidente, secretario y tesorero, más un fiscal, que es un órgano de vigilancia obligatorio. La S.R.L. se maneja con más ligereza: uno o varios gerentes, sin junta directiva ni fiscal. Para un negocio de dos o tres personas, esa estructura más liviana de la limitada suele ser una bendición; para un proyecto que aspira a crecer y a rendir cuentas a inversionistas, la formalidad de la anónima deja de ser un estorbo y pasa a ser una ventaja.

Cesión de cuotas y derecho de preferencia

Aquí vive el corazón de la decisión, y es lo que a los dos hermanos les cambió el rumbo. En la S.R.L., un socio no puede vender su cuota a un extraño sin ofrecerla primero a los demás socios, que tienen derecho de preferencia para adquirirla. La ley pone un candado contra la entrada de desconocidos. En la S.A., ese candado no existe por defecto: las acciones se venden a quien uno quiera. Por eso digo que la limitada es la sociedad de la confianza cerrada y la anónima es la sociedad de la puerta abierta. Ninguna es mejor; son respuestas a preguntas distintas.

¿Cuáles son los pasos para constituir la sociedad?

El camino tiene una secuencia clara que va del notario al Registro. En términos prácticos, se resume así:

1. 01Definir lo esencial: nombre de la sociedad, domicilio, objeto o giro, capital social, socios y quién administrará.
2. 02Otorgar la escritura de constitución ante un notario público, que redacta el pacto social con esos acuerdos.
3. 03Pagar los timbres, derechos e impuestos de inscripción que corresponden al acto.
4. 04Presentar la escritura al Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional para su inscripción.
5. 05Una vez inscrita, legalizar los libros legales y realizar las inscripciones tributarias y de beneficiarios finales.

El notario no es un simple sellador de firmas. Es quien traduce la voluntad de los socios al lenguaje del pacto social, y de la calidad de ese pacto depende buena parte de la tranquilidad futura. Un pacto social bien redactado prevé lo que nadie quiere imaginar el día de la fundación: la salida de un socio, la muerte de otro, el desacuerdo, la venta. He visto sociedades quebrarse por cláusulas que faltaban y sociedades salvarse por cláusulas que sobraban de previsoras.

Personería, libros legales e impuestos

Una vez inscrita, la sociedad existe pero todavía no está lista para operar del todo. Necesita tres cosas para caminar con solidez, y descuidarlas es la causa más común de multas y de dolores de cabeza evitables.

• Personería jurídica vigente: la certificación registral que acredita quién representa a la sociedad y con qué facultades. Los bancos y las instituciones la piden actualizada, normalmente con no más de uno o tres meses de emitida.
• Libros legales: la sociedad debe llevar sus libros de actas y de registro de accionistas o socios, hoy en su mayoría legalizados ante la administración tributaria.
• Obligaciones tributarias: inscripción ante Hacienda, el impuesto anual a las personas jurídicas y la declaración de beneficiarios finales ante el Banco Central, que es obligatoria aunque la sociedad esté inactiva.

¿Cuándo conviene la S.A. y cuándo la S.R.L.?

Conviene la S.R.L. cuando el negocio es cerrado y descansa en la confianza entre pocas personas; conviene la S.A. cuando el proyecto aspira a abrirse a socios o a inversión externa. La regla no es absoluta, pero orienta la mayoría de los casos que llegan a mi oficina.

• La S.R.L. suele encajar en negocios familiares, sociedades entre pocos socios que se conocen y proyectos donde importa controlar quién entra. El derecho de preferencia funciona como un filtro natural.
• La S.A. suele encajar en proyectos que buscarán inversionistas, que planean vender participaciones o que necesitan la formalidad de una junta directiva y un fiscal para dar confianza a terceros y a la banca.
• Para tener activos, un inmueble o un vehículo a nombre de la sociedad, cualquiera de las dos sirve; la limitada tiende a ser más discreta y sencilla de administrar en el día a día.

Aquellos dos hermanos de la ferretería terminaron con una S.R.L. La razón fue simple y humana: querían que, si algún día uno de los dos se cansaba, el otro tuviera siempre la primera palabra sobre su parte, y que ningún extraño pudiera meterse entre ellos sin permiso. La sociedad limitada les dio exactamente eso. No es que la anónima fuera peor; es que respondía a una pregunta que ellos no se estaban haciendo.