Traslado de cargos: cómo defender su empresa

El traslado de cargos es el acto con el que una institución pública abre un procedimiento administrativo contra su empresa: le dice qué hechos le atribuye, qué prueba tiene y cuándo será la comparecencia oral y privada. Desde que lo recibe corren plazos cortos, y la defensa que no se presenta en esa etapa difícilmente se recupera después.

¿Qué es un traslado de cargos y quién lo emite?

La Ley General de la Administración Pública, Ley N.° 6227, no usa la expresión «traslado de cargos»; es el nombre que la práctica le da al acto que inicia el procedimiento ordinario y cita a las partes. Lo emite el órgano director, la persona o el órgano que la institución designa para conducir el expediente. Puede venir de un ministerio, de la Caja Costarricense de Seguro Social, de una municipalidad o de cualquier otra entidad pública.

El procedimiento ordinario es obligatorio cuando el acto final puede causar un perjuicio grave al administrado, por ejemplo, imponiéndole obligaciones o suprimiéndole derechos. Su objeto más importante, según la propia ley, es verificar la verdad real de los hechos que sirven de motivo al acto final.

¿Qué requisitos debe cumplir el traslado de cargos?

La Ley 6227 fija varias garantías que el acto de inicio y la citación deben respetar. Revíselas una por una antes de responder:

• La citación debe indicar el órgano que cita, el asunto, la calidad en que se cita a la persona y el fin de la citación.
• Debe decir si usted comparece personalmente o puede hacerlo por medio de apoderado, y el día, la hora y el lugar.
• Debe advertir con claridad las consecuencias de no comparecer y la naturaleza de las sanciones posibles.
• Debe estar firmada por el órgano director, con nombre y apellidos del servidor público.
• La citación a la comparecencia oral debe hacerse con quince días de anticipación.
• Debe enumerar la documentación pertinente, indicar dónde consultarla y ponerla a su disposición.

Además, usted tiene derecho a conocer el expediente y a alegar antes de la decisión final. La Administración solo puede prescindir de la audiencia y la comparecencia, excepcionalmente, por urgencia para evitar daños graves; la omisión injustificada de esos trámites causa indefensión y la nulidad de lo actuado después.

¿Qué papel tiene el órgano director?

El órgano director instruye el procedimiento: cita, recibe la prueba, dirige la comparecencia y resuelve las cuestiones previas. Debe adoptar las medidas probatorias necesarias para verificar los hechos, aun si las partes no las proponen. Los recursos ordinarios se interponen ante él, y le aplican los motivos de abstención y recusación de la ley, de modo que puede pedirse su separación si existe un impedimento.

¿Cómo prepararse para la comparecencia oral y privada?

La comparecencia es la audiencia en la que se admite y recibe la prueba y los alegatos. Solo pueden asistir las partes, sus representantes y abogados. Si su empresa no se presenta sin justificación, la comparecencia se realiza igual, aunque la ausencia no vale como aceptación de los hechos. En la comparecencia la parte tiene el derecho y la carga de:

1. 01Ofrecer su prueba y obtener que se admita cuando sea pertinente.
2. 02Preguntar y repreguntar a testigos y peritos, propios o de la contraparte.
3. 03Aclarar, ampliar o reformar su defensa inicial.
4. 04Proponer alternativas y su prueba.
5. 05Formular conclusiones de hecho y de derecho.

La ley dice que esto se hace verbalmente y bajo sanción de caducidad del derecho si se omite en la comparecencia. Por eso la preparación empieza días antes: leer el expediente completo, ordenar documentos, preparar a los testigos y escribir un guion de conclusiones. Toda presentación previa debe hacerse por escrito, y la prueba debe aportarse antes o en el momento de la comparecencia.

¿Cuándo caduca o prescribe el procedimiento?

Según el artículo 340 de la Ley 6227, cuando el procedimiento se paraliza por más de seis meses por causa imputable exclusivamente a la Administración que lo inició, se produce la caducidad y se ordena su archivo. La caducidad no extingue por sí sola las acciones de fondo, y los procedimientos caducados no interrumpen la prescripción.

La prescripción de la potestad sancionadora es otra cosa: su plazo depende de la ley especial de cada materia. Conviene revisarla al recibir el traslado, porque puede cambiar la estrategia completa.

¿Cómo aplica en el Ministerio de Salud, la CCSS, el MTSS y las municipalidades?

Ministerio de Salud y la orden sanitaria

La Ley General de Salud, Ley N.° 5395, permite a las autoridades de salud dictar resoluciones con medidas de carácter general o particular, lo que en la práctica se conoce como orden sanitaria. También pueden decretar medidas especiales, entre ellas la clausura de establecimientos, la cancelación de permisos o la orden de paralización de obras, directamente o como accesorias de una sanción.

Inspección de la CCSS

El artículo 20 de la Ley Constitutiva de la Caja crea un cuerpo de inspectores con carácter de autoridad. Sus actas e informes deben ser motivados y tienen valor de prueba muy calificada; solo puede prescindirse de ellos cuando exista prueba que revele su inexactitud, falsedad o parcialidad. Su defensa, por eso, se construye con prueba documental concreta: planillas, contratos y registros.

Ministerio de Trabajo

La misma norma de la CCSS remite a las atribuciones de los inspectores de trabajo previstas en la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Si la inspección deriva de una terminación laboral, revise también cómo funciona el despido con responsabilidad patronal.

Municipalidades

En materia municipal rige el Código Municipal, con su propio régimen de recursos. Además, el artículo 31 del Código Procesal Contencioso-Administrativo mantiene como excepción a la regla del agotamiento facultativo lo dispuesto en el artículo 173 de la Constitución, que trata los acuerdos municipales. Antes de ir a juicio, confirme qué recursos debe agotar.

¿Qué hacer cuando llega el acto final?

Terminada la comparecencia, el órgano competente debe dictar el acto final dentro de quince días, salvo que necesite completar la prueba. Contra el acto final caben, por regla general, la revocatoria y la apelación, con un plazo de tres días hábiles desde la notificación. Lo explicamos en detalle en la guía sobre recurso de revocatoria y apelación en subsidio.

Los recursos no suspenden por sí solos la ejecución; la suspensión puede pedirse cuando la ejecución cause perjuicios graves o de difícil reparación. Si la vía administrativa no basta, la siguiente etapa es el Tribunal Contencioso-Administrativo, y si hay una lesión directa de derechos fundamentales puede valorarse un recurso de amparo.

Como Director Jurídico de RECOPE conocí estos expedientes desde dentro de la Administración, y esa perspectiva guía hoy nuestra defensa en procedimientos administrativos y, cuando hace falta, el litigio judicial. Si su empresa recibió un traslado de cargos, puede enviarnos el documento y la fecha de notificación.